Digitale Verpflegung & Abrechnung für Werkstätten und Lebenshilfe
Unsere Werkstatt Verpflegung Software ist eine digitale Lösung zur effizienten Organisation von Essensbestellung, Ausgabe und Abrechnung in Werkstätten für Menschen mit Behinderung (WfbM) und anderen Betreuungs- und Lebenshifle-Einrichtungen.
Unsere Werkstatt Verpflegung Software organisiert Essensbestellung, Ausgabe und Abrechnung
Einfach, transparent und BTHG-konform für Mitarbeitende, Betreuer und Verwaltung
Reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand, schaffen Sie transparente Prozesse und stärken Sie die Selbstbestimmung der betreuten Menschen.
So einfach wird Verpflegung und Abrechnung in Werkstätten mit OPC®
Unsere Lösung speziell für Werkstätten für Menschen mit Behinderung (WfbM) bringt Struktur in komplexe Prozesse – und sorgt für mehr Übersicht im Alltag von Werkstätten und Einrichtungen.
Ob Bestellung, Ausgabe oder Abrechnung:
Sie behalten jederzeit den Überblick und reduzieren den organisatorischen Aufwand für Verwaltung und Betreuung spürbar.
Im Rahmen des Bundesteilhabegesetzes (BTHG) steigen die Anforderungen an Verpflegung und Abrechnung in Werkstätten deutlich. Unsere Werkstatt Verpflegung OPC®-Software ist eine digitale Lösung zur Organisation von Essensbestellung, Ausgabe und Abrechnung in Betreuungseinrichtungen
BSI TR-03153 – Technische Sicherheitseinrichtung für elektronische Aufzeichnungssysteme - entsprechend Kassensicherungsverordnung (KassenSichV, DSFinV-K)
TÜV zertifiziertes Qualitätsmanagement
...alle aktuellen OPC® Kassensysteme.
Warum Sie sich für OPC entscheiden sollten?
Herausforderungen bei Verpflegung in Werkstätten und Betreuungseinrichtungen
Werkstätten und Einrichtungen der Lebenshilfe stehen täglich vor komplexen organisatorischen Anforderungen:
- Unterschiedliche Kostenträger und individuelle Vereinbarungen
- Steigende Anforderungen durch das Bundesteilhabegesetz (BTHG)
- Hoher Abstimmungsaufwand zwischen Küche, Verwaltung und Betreuung
- Teilweise papierbasierte oder wenig transparente Prozesse
Diese Strukturen führen oft zu zusätzlichem Verwaltungsaufwand und erschweren eine klare, nachvollziehbare Abrechnung.
Unsere Lösung für Verpflegung, Bestellung und Abrechnung
Unsere Softwarelösung wurde speziell für Werkstätten, Lebenshilfe-Einrichtungen und Betreuungsträger entwickelt. Sie unterstützt dabei, Prozesse in der Verpflegung von Werkstätten und Lebenshilfe-Einrichtungen von der Essenbestellung und Ausgabe bis zur Abrechnung zu digitalisieren, und somit zu vereinfachen und transparent abzubilden.
Funktionen & Systemumfang im Detail
So komfortabel und effizient funktioniert das OPC® ePaymentSystem...
Mit der weiteren Ausgestaltung der gleichberechtigten Teilhabe von behinderten Menschen im Arbeitsleben ergeben sich auch Anforderungen, auf welche sich OPC mit seinen Verpflegungs-, Abrechnungs- und Organisationskonzepten für derartige Einrichtungen spezialisiert hat.
Von der Essensvorbestellung – mit der Sammelbstellfunktion für Gruppenleiter – über die Organisation der Essensausgabe und Kassenverkauf bis hin zum gewünschten Abrechnungsverfahren (Prepaid, Lastschrift, Bezuschussung, …), bietet das OPC System den kompletten Leistungsumfang.
Menübestellung: WebBestellung, Sammelbesteller und Menübestellterminal
OPC® WebBestellung
Die OPC® WebApp Menübestellung ermöglicht die komfortable Essensvorbestellung über das Internet, egal ob im Betrieb, von zu Hause oder unterwegs – einfach mit dem PC, Tablet oder per Smartphone.
Die Bestellungen werden schnell und intuitiv per Klick im übersichtlichen Wochenplan vorgenommen.
Für Beschäftigte mit Handicap kann die Bestellung über die komfortable Funktion der Sammelbestellung auch von Gruppenleitern ausgeführt werden.
Je nach Bestellfrist kann die Bestellung mehrere Tage vor dem eigentlichen Angebotsdatum im System vermerkt werden. Eine Stornierung oder Änderung der Bestellung kann in Abhängigkeit von den im System eingestellten Fristen durchgeführt werden. Die Einstellungen hinsichtlich Umbestellungsoption bzw. einer zeitabhängigen Stornomöglichkeit sind individuell konfigurierbar und richten sich in der Regel nach dem Verpflegungskonzept des Caterers.
Die Zugangsberechtigung erfolgt durch die Kartennummer in Verbindung mit der persönlichen Identifikationsnummer (PIN).
In der Wochenübersicht erfolgt die Bestellung (Umbestellung, Storno) einfach per Mausklick. Des Weiteren wird das aktuelle Kartenguthaben angezeigt. Optional besteht die Möglichkeit, sich auch die Verzehrhistorie der Karte anzeigen bzw. ausdrucken zu lassen.
Die OPC® WebBestellung ist so konzipiert, dass man sie auch leicht in die Homepage der Einrichtung einbetten kann.
Funktionen OPC® WebBestellung
- Menüplan – Wochenübersicht
- Leichte und einfache Erfassung der Essensbestellung durch Anklicken
- Option:
Sammelbestellfunktion für Gruppenleiter - Korrekturoption / Storno
- Anzeige des Kartenkontos
- Bestell- und Stornofristen
- Kartensperre
- Einstellung der persönlichen Daten
- Voreinstellung automatisierte Vorbestellung
- aktualisierte Guthaben- und Saldenanzeige
- Zugangsberechtigung: Kartennummer oder Kunden-ID und PIN
Bezahlmedien und Bezahlverfahren
Als Identifikations oder Bezahlmedium wird die Chipkarte oder ein RFID Schlüsselanhänger (KeyFob) verwendet, hierbei unterstützt das OPC® ePaymentSystem alle gängigen Kartentechnologien: Mifare®, LEGIC®, Hitag® usw. …. Die Entscheidung für die richtige Chipkartentechnologie ist von verschiedenen und insbesondere von betriebsbedingten Faktoren abhängig.
Sofern Sie bereits ein Medium (Chipkarte oder KeyFob) als Mitarbeiterausweis oder für die Zutrittskontrolle und/oder Arbeitszeiterfassung im Einsatz haben, bietet sich meist auch die Nutzung des vorhandenen Mediums im OPC® ePaymentSystem an.
Insofern Sie in ihrem Unternehmen noch über kein passendes Medium verfügen, schlagen wir Ihnen gerne die für Ihr Unternehmen adäquate Kartentechnologie vor. Wir etablieren dann gemeinsam mit Ihnen ein individuell auf ihr Unternehmen angepasstes Kartenmanagement, welches ihrem Anforderungsprofil und den damit verbundenen weiteren Perspektiven (Zusatzapplikationen) gerecht wird.
Technologien Smartphone und NFC
Neben den bereits sehr verbreiteten Chipkarten- und Keyfob- Technologien unterstützen unser OPC® Kassensystem auch andere Medien, wie RFID- Tags sowie die neuesten Technologien basierend auf Smartphones – mobile payment – und der NFC Technologie.
Bezahlverfahren
Die von uns eingesetzten Bezahlmedien können sowohl kreditorisch als auch debitorisch eingesetzt werden. Bei dem debitorischen Verfahren wird die Karte vorher mit einem Guthaben aufgeladen, was an einem Aufwerter oder via Internetaufladung erfolgen kann. In der Praxis wird das kreditorische Bezahlverfahren in der Betriebsrestauration häufig mittels Schnittstelle via die Lohn- und Gehaltsabrechnung realisiert. Beide Bezahlverfahren können aber auch kombiniert sowie auch mit der Option der Barzahlung zum Einsatz kommen.
Co-Branding
Selbstverständlich unterstützen wir bei den Medien auch die Möglichkeiten eines Co-Branding. Hier bieten sich vom einfachen Thermosublimationsdruck bis hin zum hochwertigen Offset und Siebdruck verschiedene Bedruckungsmöglichkeiten an.
Kassenterminal TouchPOS oder TabletPOS
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OPC® TouchPOS und OPC® TabletPOS
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OPC® DeskReader
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Checkout-Waage
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Peripherie
Für den modernen und komfortabel zu bedienenden Kassenplatz bietet OPC® ein breites Spektrum an Kassenterminals an: von den kompakten und platzsparenden TabletPOS Modellen bis hin zu den TouchPOS Terminals mit großen Touchscreens. Die angebotenen Terminals sind mit den aktuellsten Technologien und qualitativ hochwertigen High-End Komponenten ausgestattet.
Die richtige Wahl für das passende Kassenterminal richtet sich nach den kundenspezifischen Anforderungen, wie z.B. dem Umfang an Verkaufsartikeln sowie den Gegebenheiten am Point Of Sale. Somit bieten wir für jeden Kassenplatz die adäquate Lösung, welche hohen Bedienkomfort und große Leistungsfähigkeit mit schönem und zeitgemäßem Design vereint.
Die OPC® Check-Out Terminals bieten mit ihrem komfortablen und flexiblen Touchdisplay die komplette Funktionalität eines Verkaufs- und Bezahlterminals. Der Verkauf von Artikeln erfolgt einfach und schnell mittels frei gestaltbarer Artikelfesttasten oder optional mittels angeschlossenen Barcodescanner. Dabei kann die Zahlungsart frei definiert werden: bargeldlos oder mit Bargeld sowie kombiniert, optional auch in Verbindung mit einem angeschlossenen Kreditkartenterminal. Umfangreiche Softwarefunktionen, wie z.B. die zeitgesteuerte Umschaltung des Tastaturlayouts für Frühstück, Zwischenverpflegung und Mittagessen oder das Handling von Kostenstellenabrechnungen ermöglichen Ihnen eine effiziente Gestaltung der Abläufe in ihrer Betriebsgastronomie.
Der OPC® DeskReader dient als Kartenlesegerät für die Verarbeitung von debitorischen und kreditorischen OPC® Chipkarten. Das Kartenlesegerät wird über die USB-Schnittstelle ( an die OPC® Kassenterminals angeschlossen und unterstützt alle gängigen Kartentechnologien (Mifare®, Legic®, Hitag® …).
Das ergonomische Design mit der farbig ausgeleuchteten Kartenauflage garantiert eine optimale Performance in der Kartenverarbeitung. Die Statusanzeige der Kartenverarbeitung durch Ausleuchtung der Schale mit entsprechender Signalfarbe bietet den Gästen ein komfortables und transparentes Handling.
Optional kann der OPC® DeskReader auch mit einem Bestätigungsbutton ausgestattet werden.
Die OPC® Kassenterminals können an eine Checkout-Waage angeschlossen werden, so dass eine schnelle und einfache Warenerfassung von zu wiegenden Artikeln ermöglicht wird.
Das modulare OPC® TouchPOS Kassensystem verfügt über ein Baueinheiten-Zertifikat der Physikalisch-Technischen Bundesanstalt (PTB), welches den Anschluss von beliebigen Checkout-Waagen mit zugehöriger EG-Bauartzulassung ermöglicht.
Mit dem OPC® Kassensystem ist die Abrechnung von zu wiegenden Artikeln optimal in den Kassiervorgang integriert und bietet somit für den Kassierer und Gast einen komfortablen und effizienten Ablauf beim Check-Out.
Aufwerter und Kassenautomaten
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Aufwerter
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Kassenautomaten
Aufwertung mittels Banknoten
Mit dem OPC® Chipkartenaufwerter -BAR werden Aufwertungen von Chipkarten schnell und einfach mittels Banknoten vorgenommen (optional auch zusätzlich mit Münzen). Das System zeigt beim Einlegen der Chipkarte das aktuelle Kartenguthaben an. Danach können bis zum frei einstellbaren Guthabenlimit Banknoten zur Aufwertung des aktuellen Kartenguthabens eingeschoben werden. Die Aufwertung erfolgt unmittelbar mit jedem akzeptierten Geldschein.Das robuste Stahlgehäuse kann mit einem kundenspezifischen Layout versehen werden. Im System können optional Sicherheitsmechanismen berücksichtigt werden, die es ermöglichen, unberechtigtes Öffnen des Gehäuses oder äußere Gewalteinwirkung zu signalisieren.
Aufwertung mittels EC-Karte/Kreditkarte
Mit dem OPC® Chipkartenaufwerter -EC werden Aufwertungen von Chipkarten mittels EC- oder Kreditkarten vorgenommen. Das System zeigt beim Einlegen der Chipkarte das aktuelle Kartenguthaben an. Danach kann der gewünschte Betrag durch Drücken der Betragstasten eingestellt werden. Der aktuell gewählte Betrag wird am Display angezeigt. Der Zahlvorgang wird nach dem Bestätigen des Betrages am EC-Cash Terminal durchgeführt. Die Beistellung des benötigten EC-Cash Terminals erfolgt nach Absprache mit OPC® über einen Netzbetreiber oder die Hausbank.
Aufwertung, Ausgabe und Rücknahme von Karten (Gästekarten)
Mit dem OPC® Chipkartenautomat werden Aufwertungen von Chipkarten schnell und einfach mittels Banknoten und Münzen sowie optional mittels Kreditkarten vorgenommen. Das System zeigt beim Einlegen der Chipkarte das aktuelle Kartenguthaben an, danach können bis zum frei einstellbaren Guthabenlimit Banknoten und Münzen zur Aufwertung des aktuellen Kartenguthabens eingeschoben werden.
Die Aufwertung erfolgt unmittelbar mit jedem akzeptierten Geldschein bzw. Münze. Die Chipkarte kann vom Kunden gegen einen Pfandbetrag erworben und mit einem frei wählbaren Betrag aufgewertet werden. Bei der Rückgabe erfolgt die Auszahlung des Kartenguthabens inklusive des Pfandbetrags.
Das robuste Stahlgehäuse kann mit einem kundenspezifischen Layout versehen werden. Im System können optional Sicherheitsmechanismen berücksichtigt werden, die es ermöglichen, unberechtigtes Öffnen des Gehäuses oder äußere Gewalteinwirkung zu signalisieren. Die Kassenautomaten lassen sich hinsichtlich ihrer Ausstattung: EC-Terminal, Hopper, Belegdrucker, Banknotendispenser usw. individuell nach Kundenbedürfnissen konfigurieren.
Vending-Automaten mit OPC® DeviceControl
Verkaufsautomaten wie Getränke- oder Snackautomaten lassen sich nahtlos in das OPC® System integrieren und zentral verwalten.
- Einfacher Selbstbedienungsverkauf:
Nutzer bedienen sich flexibel an Automaten – ideal für Bereiche mit wenig Personal oder langen Wegen. - Bargeldlose Bezahlung mit bestehenden Medien:
Die Zahlung erfolgt bequem über Chipkarte oder andere Identifikationsmedien. - Zentrale Abrechnung und Transparenz:
Alle Verkäufe werden automatisch erfasst und in die Abrechnung integriert. - Flexible Einbindung unterschiedlicher Automaten:
Gängige Automatentypen lassen sich problemlos anbinden und in bestehende Systeme integrieren. - Zuverlässiger Betrieb im Alltag:
Die Lösung funktioniert stabil im Online- und Offline-Betrieb und ist für den dauerhaften Einsatz ausgelegt.
So wird der Zusatzverkauf über Automaten effizient organisiert und vollständig in die bestehenden Prozesse eingebunden
Die Anbindung von Verkaufsautomaten erfolgt über das OPC® DeviceControl als Zahlungsmodul. Es verbindet Automaten mit dem System und ermöglicht eine sichere und automatisierte Abwicklung.
- Kartenakzeptanz für OPC® Chipkarten
- Prüfung der Kartengültigkeit und Abrechnung
- Automatische Verbuchung von Umsätzen
- Anbindung über standardisierte Schnittstellen (MDB)
- Online- und Offline-Betrieb möglich
Das Modul kann direkt in Automaten integriert oder als externe Einheit eingesetzt werden und lässt sich flexibel in bestehende Infrastrukturen einbinden.
OPC® MenüAusschilderung
Softwaremodule: OPC® CardOffice und Warenwirtschaft
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OPC® CardOffice
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Warenwirtschaft
Die Administration des OPC® ePaymentSytems für die Betriebsrestauration erfolgt mit dem Softwareprogramm OPC® CardOffice welches mit der dazugehörigen SQL Datenbank auf einem zentralen Server installiert wird. Der zentrale Server kann entweder ein kundenseitig bereitgestellter Server (bevorzugt virtuelle Server) oder aber auch ein angemieteter WebServer sein.
Die unterschiedlichen Benutzergruppen Caterer, Personalabteilung, Finanzbuchhaltung können mit RDP oder WebRDP auf das System zugreifen und die jeweilig für die Benutzergruppe freigeschalteten Programmfunktionen ausführen. Im Wesentlichen besteht die Software aus den folgenden Programmfunktionen: Kunden- und Kartenkontenverwaltung, Kostenstellenverwaltung, Artikel- und Stammdatenverwaltung sowie dem umfangreichen Auswertungs- und Berichtswesen.
Eine Vielzahl an standardisiertem Reporting, wie auch die freie Gestaltung von individuellen Auswertungen (Benutzerabfragen, SQL Abfragen), bieten den Anwendern ein Maximum an Optionen hinsichtlich der organisatorischen als auch betriebswirtschaftlichen Umsetzung einer professionellen Gemeinschaftsverpflegung. Per Importschnittstelle können die Daten der Essensteilnehmer komfortabel z.B. aus dem Zeiterfassungssystem oder dem Personalmanagement in das OPC® CardOffice importiert werden. Ob Prepaid- oder Kreditbetrieb, das OPC® CardOffice bietet mehr als fünf Preisebenen für die unterschiedlichen Nutzergruppen, so dass auch das Handling zur Handhabung von Essensbezuschussung und Kostenstellenkarten im Systemstandard sowie die Umsetzung gegeben ist. Die Aufwertung der Kartenkonten kann an Aufwerteautomaten (Bar und/oder Kreditkarte) oder mittels Webbezahlung erfolgen. Alternativ kann auch die Bezahlung der Verpflegungsleistungen mittels Schnittstelle über die Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgen.
Das OPC® CardOffice erlaubt die Realisierung unterschiedlicher Verpflegungskonzepte, wie z. B. Free-Flow-Modell mit freier Komponentenwahl oder Vorbestellmöglichkeit inkl. Spontanverkauf sowie den klassischen Check-Out Betrieb. Zusätzlich zum Betriebsrestaurant kann darüber hinaus auch die Verpflegung mittels Vending-Automaten (Heiß-, Kaltgetränke-, Snackautomaten etc.) oder Kioskbetrieb in das Gesamtkonzept mit integriert werden. Das OPC® CardOffice zeichnet sich durch eine intuitive und bedienerfreundliche Oberfläche aus und garantiert somit ein einfaches und ressourcenschonendes Handling. Ob als Lösung für ein einzelnes Betriebsrestaurant oder skalierbares, zentrales, mandantenfähiges System für Unternehmen und Caterer: das OPC® CardOffice richtet sich als zukunftsfähiges System nach Ihren Bedürfnissen und Anforderungen.
Schnittstellen
In der Praxis wurden bereits eine Vielzahl von Schnittstellen zu Warenwirtschaftssystemen, Personalmanagementsystemen oder ERP-Systemen realisiert.
Mit der Anbindung eines passenden Warenwirtschaftssystems wird der Warenfluss organisiert. Die angebotenen Warenwirtschaftssysteme sind mittels komfortabler Schnittstelle mit dem OPC® ePaymentSystem verbunden, so dass die Daten zwischen beiden Systemen automatisiert ausgetauscht werden.
Neben der Organisation von Einkauf, Lagerbeständen und der Produktion (verbunden mit Rezepturen) bietet die Warenwirtschaft auch die entsprechenden Funktionen für ein umfangreiches Controlling, Sie erhalten somit einen schnellen und detaillierten Überblick über die Zugänge und Abgänge von Waren sowie eine optimale Unterstützung für die Kostenoptimierung in der Beschaffung und beim Personaleinsatz.
Unterstützung bei den Anforderungen des Bundesteilhabegesetzes (BTHG)
Mit dem Bundesteilhabegesetz sind die Anforderungen an Transparenz und Trennung von Leistungen deutlich gestiegen.
Unsere Software für Verpflegung und Abrechnung in Werkstätten unterstützt Sie dabei:
- Verpflegung und Abrechnung strukturiert abzubilden
- Kosten klar und nachvollziehbar zuzuordnen
- individuelle Regelungen sicher umzusetzen
- administrative Prozesse effizient zu gestalten
So schaffen Sie eine verlässliche Grundlage für Ihre Organisation – heute und in Zukunft.
Mehrwert für alle Beteiligten
Für Einrichtungen und Träger
- Reduzierung des Verwaltungsaufwands
- Klare, strukturierte Prozesse
- Zukunftssichere Digitalisierung
Für Betreuerinnen und Betreuer
- Einfache Unterstützung bei der Essensorganisation
- Weniger Abstimmungsaufwand
- Mehr Zeit für die Betreuung
Für Beschäftigte und Bewohner
- Einfache und verständliche Nutzung
- Mehr Mitbestimmung im Alltag
- Transparenz bei Auswahl und Kosten
Praxisnah, bewährt und flexibel einsetzbar
Unsere Lösung ist bereits erfolgreich im Einsatz und wurde gemeinsam mit Einrichtungen aus dem Bereich Werkstätten und Lebenshilfe entwickelt und optimiert.
Sie passt sich flexibel an bestehende Prozesse an und unterstützt Sie dabei, Ihre Organisation Schritt für Schritt effizient zu digitalisieren.
Häufige Fragen zum OPC®-System (FAQ) zur Verpflegung und Abrechnung in Werkstätten
Wie funktioniert die Essensabrechnung in Werkstätten?
Die Essensabrechnung in Werkstätten erfolgt häufig auf Basis individueller Vereinbarungen, Zuschüsse und unterschiedlicher Kostenträger.
Eine digitale Lösung ermöglicht es, alle Leistungen transparent zu erfassen, automatisch abzurechnen und klar den jeweiligen Nutzern zuzuordnen.
Was bedeutet das Bundesteilhabegesetz (BTHG) für die Verpflegung?
Im Rahmen des Bundesteilhabegesetzes (BTHG) werden Fachleistungen und Lebensunterhalt stärker voneinander getrennt.
Das erhöht die Anforderungen an eine transparente und nachvollziehbare Abrechnung der Verpflegung in Werkstätten und Betreuungseinrichtungen.
Wie kann die Verpflegung in Werkstätten und Lebenshilfe-Einrichtungen digital organisiert werden?
Mit einer Werkstatt Verpflegung Software lassen sich Bestellungen, Ausgabe und Abrechnung zentral steuern.
Digitale Prozesse reduzieren den organisatorischen Aufwand und schaffen mehr Übersicht für Verwaltung, Betreuung und Beschäftigte.
Welche Vorteile bietet eine digitale Verpflegungslösung für Werkstätten?
Eine digitale Lösung bietet zahlreiche Vorteile:
- Weniger Verwaltungsaufwand
- Transparente Abrechnungsprozesse
- Einfache Essensbestellung
- Bessere Übersicht für alle Beteiligten
Zudem unterstützt sie Einrichtungen dabei, Prozesse effizient und zukunftssicher zu gestalten.
Können individuelle Bedürfnisse und Sonderregelungen berücksichtigt werden?
Ja, moderne Systeme ermöglichen die flexible Abbildung individueller Anforderungen.
Dazu zählen unterschiedliche Preise, Zuschüsse, Kostenträger oder spezielle Verpflegungsformen.
Ist die Lösung auch für größere Einrichtungen und mehrere Standorte geeignet?
Ja, die Software ist modular aufgebaut und kann flexibel an unterschiedliche Einrichtungsgrößen angepasst werden.
Auch mehrere Standorte oder unterschiedliche Organisationsstrukturen lassen sich zentral verwalten.
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Gerne zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Verpflegungs- und Abrechnungsprozesse einfacher, transparenter und zukunftssicher gestalten können.
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